Xây Dựng Quy Trình Bán Hàng Của Doanh Nghiệp Với 7 Bước Chuyên Nghiệp

Chìa khóa quan trọng quyết định tới sự thành công của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh đó chính là quy trình bán hàng chuyên nghiệp. Việc xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp sẽ tạo ra cơ hội bán hàng và tăng trưởng doanh thu. Đồng thời còn giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với khách hàng. Ở bài viết này, hãy cùng WINDSoft tìm hiểu cách xây dựng quy trình bán hàng với 7 bước chuyên nghiệp nhé!

1. Tìm Hiểu Quy Trình Bán Hàng Là Gì?

Quy trình bán hàng (Sales Process) là một chuỗi trình tự và cách thức thực hiện các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Nó bao gồm cả hoạt động Marketing cho tới các hoạt động giao dịch và cung ứng hàng hóa. Mỗi một quy trình bán hàng của doanh nghiệp sẽ có sự ảnh hưởng tạm thời hoặc vĩnh viễn đến sự thành công trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Tầm Quan Trọng Của Quy Trình Bán Hàng Với Doanh Nghiệp

2.1. Tạo ra tiềm năng bán hàng lớn

Sở hữu một quy trình bán hàng chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp xác định và tận dụng được các phương pháp bán hàng, tiếp thị hiệu quả. Từ đó, tạo ra một tiềm năng bán hàng lớn. Thông qua việc tối ưu các giai đoạn tiếp cận khách hàng và vận dụng cách thức bán hàng phù hợp để nâng cao tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng. Nhờ vậy, doanh số bán hàng và doanh thu của doanh nghiệp sẽ được gia tăng.

2.2. Tạo sự ổn định cho doanh nghiệp

Xây dựng quy trình bán hàng thành công, doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường bán hàng ổn định hơn. Việc có một quy trình vận hành rõ ràng từ việc xác định mục tiêu, xác định đối tượng khách hàng, đến quá trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong doanh số bán hàng và giảm thiểu được rủi ro về doanh thu.

2.3. Tăng khả năng mở rộng và tính linh hoạt cho doanh nghiệp

Quy trình bán hàng của doanh nghiệp có thể được điều chỉnh và tối ưu. Để từ đó, đáp ứng các thay đổi trong thị trường và nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng. Sự linh hoạt này sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Khả năng thích ứng nhanh chóng với sự biến động của thị trường là một lợi thế quan trọng để doanh nghiệp duy trì và phát triển.

3. Những Khó Khăn Thường Gặp Phải Khi Xây Dựng Quy Trình Bán Hàng Của Doanh Nghiệp

Trong quá trình xây dựng một quy trình bán hàng chuẩn, doanh nghiệp có thể gặp khá nhiều khó khăn. 

Tùy thuộc vào từng mô hình kinh doanh, chiến lược bán hàng và khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp sẽ có những cách tiếp cận khách hàng và xây dựng quy trình bán hàng khác nhau. Để tăng tính ứng dụng, quy trình bán hàng của doanh nghiệp cần phân tích hành vi khách hàng, các yếu tố thị trường… Điều này khiến việc xây dựng quy trình bán hàng của doanh nghiệp gặp không ít khó khăn khi:

• Có sự thay đổi liên tục trong hành vi và nhu cầu của khách hàng.
• Chuyển đổi số ngày càng phát triển mạnh mẽ dẫn tới sự xuất hiện của nhiều kênh tiếp thị mới (truyền thông xã hội, App Mobile, website…)
• Có nhiều phần mềm, công nghệ mới có thể được ứng dụng để tiêu chuẩn hóa và tối ưu quy trình bán hàng.
• Thị trường có thể thay đổi nhanh chóng, khiến quy trình bán hàng không đạt hiệu quả và thiếu linh hoạt.

4. [Hướng Dẫn] Xây Dựng Quy Trình Bán Hàng Của Doanh Nghiệp Với 7 Bước

4.1. Bước 1: Tiến hành xác định mục tiêu và lập kế hoạch

Bước đầu tiên để xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả đó là xác định mục tiêu và lập kế hoạch. Để bán hàng thành công, doanh nghiệp bạn cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và xác định được mục tiêu mình muốn hướng tới là gì.

Để lên được kế hoạch cụ thể và chi tiết nhất, bạn cần xác định:

• Về sản phẩm/dịch vụ: Hãy xác định ưu nhược điểm của sản phẩm, hình thức của nó và đặc biệt những lợi ích sản phẩm/dịch vụ mang tới cho khách hàng là gì.
• Xác định khách hàng tiềm năng: Bạn có thể xây dựng chân dung khách hàng theo mô hình 5W1H để xác định các yếu tố như: độ tuổi, đặc điểm, hành vi, tính cách… Khi có được những thông tin này, bạn sẽ lên được kế hoạch tiếp cận khách hàng như thế nào.
• Hãy chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bán hàng: Nó bao gồm: báo giá, hình ảnh mẫu, giấy giới thiệu, card visit…
• Lên kế hoạch bán hàng cụ thể: Bạn cần xác định thời gian, địa điểm tiếp cận khách hàng hợp lý. Cùng với đó là nội dung trao đổi với khách hàng, trang phục…

4.2. Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp

Khi đã xác định được mục tiêu và lên kế hoạch, bước tiếp theo đó chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Giai đoạn này của quá trình bán hàng sẽ tập trung vào việc tìm kiếm, xác định khách hàng tiềm năng có nhu cầu và mong muốn cụ thể mà doanh nghiệp của bạn có thể đáp ứng. 

Trong quá trình này, việc sàng lọc khách hàng tiềm năng là việc vô cùng quan trọng. Nó giúp đảm bảo rằng bạn đang tập trung vào nhóm đối tượng thật sự có khả năng sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Tuỳ vào lĩnh vực hoạt động, bạn có thể áp dụng các tiêu chí như loại hình kinh doanh, khả năng chi trả, hoặc thu nhập trung bình hàng tháng… Dựa vào đó, lọc ra những người mua có khả năng quan tâm và có khả năng mua sản phẩm của bạn.

Qua đó, bạn có thể xác định được xem sản phẩm/dịch vụ của bạn có phù hợp với nhu cầu và mong muốn của họ hay không. Từ đó, tối ưu hoạt động tiếp thị và bán hàng. Đồng thời tăng cơ hội thành công trong việc chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế.

4.3. Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Ở bước này, bạn cần tiếp cận khách hàng để giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ của mình như thế nào? Hãy bắt đầu bằng cách nắm rõ được nhu cầu của khách hàng. Sau đó đưa cho họ các giải pháp thông qua việc cung cấp những thông tin về sản phẩm/dịch vụ cần thiết cho khách hàng.

Một lưu ý cho bạn đó là không nên vội vàng bán hàng, bởi ở bước này khách hàng vẫn còn đang cân nhắc để đưa ra quyết định có mua hay không? Bạn hãy tiếp tục trao đổi để thu thập thêm thông tin từ khách hàng để xác định chính xác nhu cầu và mong muốn của họ.

Để tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp bạn có thể lựa chọn các phương pháp tiếp cận khách hàng tiềm năng như: gửi email marketing, tiếp cận khách hàng qua các trang mạng xã hội (Facebook, TikTok, Youtube…), tận dụng chạy quảng cáo Google, Facebook…

4.4. Bước 4: Giới thiệu và trình bày về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp

Bước tiếp theo trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp đó là giới thiệu và trình bày về sản phẩm/dịch vụ. Đây là một bước khá quan trọng, giúp doanh nghiệp bạn thu hút khách hàng.

Trong quá trình bán hàng này, bạn không nên chỉ chăm chăm vào việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mà hãy đặt các câu hỏi cho khách hàng. Để khơi gợi nhu cầu của họ và lắng nghe nó. Ngoài ra, thay vì chỉ nói về đặc điểm, cách sử dụng, chính sách… Bạn cũng nên đưa ra những giá trị lợi ích thiết thực mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho khách hàng. Việc này, có thể khiến khách hàng đưa ra quyết định mua hàng nhanh hơn.

4.5. Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng

Sau khi giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ, tiếp theo bạn cần báo giá sản phẩm và thuyết phục để khách hàng chi tiết mua hàng. Lúc này, tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng khác nhau mà bạn sẽ có những cách thuyết phục khác nhau:

• Đối với những khách hàng quan tâm về giá, bạn có thể đưa ra những chính sách ưu đãi, chương trình khuyến mại… để thuyết phục khách hàng.
• Với nhóm khách hàng quan trọng về hình thức, bạn hãy thuyết phục họ bằng cách nói về chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Còn với những khách hàng còn đang băn khoăn và so sánh sản phẩm/dịch vụ với những doanh nghiệp khác. Để thuyết phục họ, bạn có thể giải quyết những băn khoăn đó và đáp ứng nhu cầu, mong muốn cho khách hàng.

4.6. Bước 6: Chốt đơn 

Chốt đơn hàng là bước quan trọng quyết định đến việc doanh nghiệp có bán hàng thành công hay không. Và đây cũng không phải bước dễ dàng, nó đòi hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm.

Nếu như khách hàng còn những khúc mắc về sản phẩm/dịch vụ, bạn hãy tư vấn phù hợp để khách hàng cảm thấy sản phẩm của bạn sẽ đáp ứng được nhu cầu của họ. Đồng thời, bạn có thể thực hiện các phương pháp lôi kéo khách hàng tiềm năng như: quà tặng, tích điểm, sử dụng thử sản phẩm… Khi đã chốt được đơn hàng, bạn hãy luôn cảm ơn khách hàng và giữ liên lạc với họ. Và đây cũng là bước cuối cùng trong quy trình bán hàng chuyên nghiệp.

4.7. Bước 7: Theo dõi và chăm sóc khách hàng sau bán

Bước cuối cùng trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp, bạn cần theo dõi và chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Đây sẽ là bước để doanh nghiệp bạn duy trì mối quan hệ với khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của họ. Bởi theo nghiên cứu, một khách hàng trung thành có thể giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn với người thân, bạn bè của họ. Chính vì vậy, thay vì để khách hàng rời đi, doanh nghiệp cần tiếp tục giữ chân khách hàng, khiến họ tiếp tục gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Để chăm sóc khách hàng sau bán hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng một vài cách sau đây:

• Gửi Email, SMS… cho khách hàng để gửi lời cảm ơn chân thành tới họ.
• Hãy luôn ghi nhận những phản hồi của khách hàng. Thường xuyên tương tác với họ và cải tiến sản phẩm/dịch vụ phù hợp hơn với nhu cầu, mong muốn của họ.
• Xây dựng đội ngũ hỗ trợ tư vấn cho khách hàng bất cứ khi nào khách hàng cần.
• Tạo những chương trình tri ân khách hàng cũ: chương trình tích điểm đổi quà, giảm giá sản phẩm…

Xem thêm bài viết >>> Cách Bán Hàng Online Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

5. 3 Điều Cần Lưu Ý Trước Khi Xây Dựng Quy Trình Bán Hàng Của Doanh Nghiệp

5.1. Hiểu rõ khách hàng đồng thời hiểu rõ vấn đề của họ

Trước khi xây dựng quy trình bán hàng, điều đầu tiên bạn cần xác định rõ phân khúc khách hàng của mình. Sau đó, hãy tìm hiểu về hành vi, nhu cầu và các vấn đề tác động tới quyết định mua hàng của khách hàng.

Dựa vào những thông tin này, doanh nghiệp bạn sẽ có thể:

• Thấu hiểu được tâm lý khách hàng, từ đó đưa ra những phương án tiếp cận và xây dựng quy trình bán hiệu quả và phù hợp nhất.
• Hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng, bạn có thể cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ để làm tăng sự hài lòng của họ.
• Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số và góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ.

Đồng thời, dựa vào việc xác định phân khúc khách hàng giúp doanh nghiệp nhắm đúng tới đối tượng khách hàng tiềm năng. Nhờ vậy, doanh nghiệp bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức trong quá trình tiếp cận khách hàng.

5.2. Nắm rõ về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp bạn

Để việc bán hàng thành công, yếu tố quan trọng nhất là bạn phải hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đang cung cấp. Bởi nếu ngay cả bạn nếu không hiểu về sản phẩm/dịch vụ thì việc thuyết phục khách hàng sẽ gần như bằng 0. 

Điều cần lưu ý đó là sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp sẽ giải quyết vấn đề gì cho khách hàng. Ví dụ: Khi bạn bán mỹ phẩm cho khách hàng, thì sản phẩm của bạn sẽ giải quyết vấn đề nào cho khách hàng? Đó có thể là giải pháp giúp tự tin hơn, xinh đẹp hơn… Hiểu rõ được vấn đề này, bạn sẽ lựa chọn được cách thức xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp và hình thức tư vấn khách hàng phù hợp.

5.3. Phải có sự kiên trì

Để bán hàng thành không, bạn không chỉ cần dựa vào quy trình bán hàng đã được xây dựng sẵn trước đó, mà nó còn đòi hỏi bạn có sự kiên trì. Trên thực tế sẽ có nhiều trường hợp xảy ra trong quá trình bán hàng cho khách hàng. Ví dụ như: khách hàng từ chối hoặc gặp những khách hàng khó tính… Bạn cần phải tìm được vấn đề để đưa ra phương án khắc phục. Đồng thời tối ưu và cải thiện quy trình bán hàng trở nên phù hợp và hiệu quả hơn.

6. Kết Luận

Việc xây dựng quy trình bán hàng của doanh nghiệp phù hợp với lĩnh vực hoạt động, quy mô kinh doanh là điều rất quan trọng. Nó sẽ quyết định tới sự tăng trưởng doanh thu và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hy vọng rằng với quy trình 7 bước quy trình bán hàng mà WINDSoft chia sẻ ở trên sẽ hữu ích cho bạn.