Bật mí 7 Cách, Phần Mềm Quản Lý Shipper Hiệu quả 2024

Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, việc quản lý shipper hiệu quả sẽ giúp nâng cao uy tín của thương hiệu với khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá các vấn đề thường gặp khi quản lý shipper chưa hiệu quả và giới thiệu giải pháp toàn diện để tối ưu hóa quy trình giao nhận.

Vấn đề thường gặp khi quản lý shipper chưa hiệu quả

Khi không quản lý shipper hiệu quả sẽ có những vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Một vài vấn đề thường gặp khi quản lý shipper chưa hiệu quả như: 

• Mất hàng: đây là một trong những lý do nghiêm trọng khi chưa quản lý shipper chặt chẽ. Điều này không chỉ dẫn đến tổn thất tài chính mà còn làm giảm lòng tin của khách hàng, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của cửa hàng.
• Shipper tự ý hủy đơn: khi shipper thiếu trách nhiệm hoặc không có sự quản lý, họ có thể tự ý hủy đơn hàng mà không báo trước. Việc này có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, khiến khách hàng không hài lòng và có khả năng họ sẽ tìm đến đối thủ cạnh tranh.
• Giao hàng sai thời điểm: sự chậm trễ trong giao hàng không chỉ làm giảm sự hài lòng của khách hàng mà còn có thể gây ra những đánh giá không tốt về dịch vụ, làm tổn hại đến uy tín của cửa hàng.
• Lộ trình không hợp lý gây tốn kém chi phí: nếu không tối ưu hóa lộ trình giao hàng, shipper có thể đi đường vòng hoặc chọn những lộ trình không hiệu quả, dẫn đến việc tiêu tốn nhiều chi phí vận chuyển.

Các vấn đề trên đều gây tốn kém chi phí và giảm uy tín doanh nghiệp.

Cách quản lý shipper hiệu quả

Dịch vụ giao hàng ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều cửa hàng, quán ăn áp dụng vì tính tiện lợi mà nó mang lại. Việc quản lý shipper hiệu quả là chìa khóa để đảm bảo trải nghiệm tốt cho khách hàng. Dưới đây là những cách giúp người quản lý và nâng cao chất lượng dịch vụ của đội ngũ shipper.

Tuyển dụng và đào tạo shipper

Tiêu chí tuyển dụng

Khi tuyển dụng, cần yêu cầu cụ thể như kinh nghiệm giao hàng, thái độ tích cực và trung thực. Ưu tiên những shipper đã có kinh nghiệm giao hàng trong khu vực để thông thạo đường xá, tránh mất thời gian trong khi giao hàng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc. 

Đào tạo về kỹ năng giao hàng

Hướng dẫn shipper cách xử lý tình huống như gặp khách hàng không có nhà, giao hàng đến địa điểm sai hoặc hỏng hóc hàng hóa. Đặc biệt, cần đào tạo thái độ phục vụ chuyên nghiệp và  giao tiếp thân thiện với khách hàng để tạo trải nghiệm tốt. 

Theo dõi và giám sát shipper

Sử dụng phần mềm theo dõi

Áp dụng những công nghệ để quản lý vị trí và lộ trình giao hàng của shipper. Người quản lý có thể theo dõi vị trí của shipper, tình trạng đơn hàng (đã giao/chưa giao) và phát hiện sớm các vấn đề phát sinh để kịp thời xử lý. Việc này giúp phát hiện nhanh các vấn đề như shipper giao hàng trễ hoặc thay đổi lộ trình không hợp lý.

Shop Ship là một giải pháp tối ưu trong quản lý shipper và giao hàng, tích hợp cả việc đặt hàng và giao hàng theo thời gian thực, giúp tối ưu hóa quy trình giao hàng.

Cài đặt KPI cho shipper

Cần đặt ra các chỉ tiêu cụ thể cho mỗi shipper như tỷ lệ giao hàng thành công, thời gian giao hàng trung bình, và đánh giá từ khách hàng. Những shipper không đạt được chỉ tiêu được điều chỉnh hoặc đào tạo lại để cải thiện hiệu quả giao hàng. 

Tối ưu lộ trình giao hàng

Sắp xếp các đơn hàng theo tuyến đường hợp lý nhất giúp shipper tiết kiệm thời gian và nhiên liệu. Hạn chế để shipper phải quay đầu hoặc giao hàng ở các điểm xa nhau,  từ đó tăng hiệu quả giao hàng và giảm thời gian phải chờ đợi của khách hàng.

Đánh giá hiệu quả shipper

Phản hồi từ khách hàng

Thu thập phản hồi sau mỗi lần giao hàng để đánh giá chất lượng dịch vụ shipper. Việc này giúp phát hiện ra các vấn đề về thái độ hoặc cách thức giao hàng của shipper để từ đó điều chỉnh hoặc thay thế shipper không phù hợp.

Phân tích chỉ số

Đo lường hiệu suất của shipper, bao gồm số đơn giao thành công, tỷ lệ hàng hoàn, và thời gian giao trung bình. Các chỉ số này sẽ giúp người quản lý có thể đưa ra quyết định khen thưởng hoặc điều chỉnh shipper.

Các phương pháp bảo vệ quyền lợi cửa hàng khi quản lý shipper

Trong quá trình quản lý đội ngũ shipper, việc bảo vệ quyền lợi cửa hàng là điều quan trọng để tránh rủi ro. Dưới đây là các phương pháp bảo vệ quyền lợi cửa hàng khi quản lý shipper: 

Ký kết hợp đồng rõ ràng

Hợp đồng quy định trách nhiệm rõ ràng

Cần thiết lập các điều khoản cụ thể về trách nhiệm của shipper khi xảy ra sự cố như mất hàng, giao sai địa chỉ, hoặc thu sai tiền cần được ghi rõ. Điều này giúp cửa hàng có cơ sở để giải quyết tranh chấp khi xảy ra sự cố.

Phương án đền bù thiệt hại

Trong trường hợp shipper làm mất hàng hoặc gây thiệt hại, hợp đồng nên quy định rõ ràng về mức đền bù tương ứng. Mức đền bù cần được xác định rõ trong từng trường hợp cụ thể, dựa trên giá trị của đơn hàng và mức độ thiệt hại của shipper. Quy định này giúp cửa hàng có căn cứ để yêu cầu bồi thường khi xảy ra sự cố.

Chính sách đặt cọc hoặc ứng tiền trước

Ứng tiền trước khi giao hàng

Để đảm bảo trách nhiệm của shipper và tránh các trường hợp lừa đảo, cửa hàng có thể áp dụng chính sách yêu cầu shipper ứng trước một khoản tiền nhất định khi nhận hàng giao. Đối với các đơn hàng nội thành, nên yêu cầu shipper ứng tiền trước để đảm bảo tránh trường hợp shipper xù tiền hoặc gian lận. Việc này giúp tăng trách nhiệm của shipper đối với đơn hàng.

Kiểm soát giao dịch COD

Đối với các đơn hàng COD (thanh toán khi nhận hàng), việc kiểm soát dòng tiền là quan trọng. Cửa hàng cần theo dõi số tiền shipper thu được và đối chiếu vào cuối ngày hoặc cuối tháng. Điều này giúp cửa hàng nắm rõ tình hình thu tiền và tránh các tình huống shipper gian lận, không nộp đủ tiền cho cửa hàng.

Giải pháp quản lý shipper, giao nhận và đặt đơn 3 trong 1 với Shop Ship 

Shop Ship là Mini App Zalo, cho phép người dùng đặt xe, đặt đồ ăn, giao hàng ngay trên nền tảng Zalo. Khách hàng không cần phải tải app để order đồ ăn, đặt xe. Nhờ Shop Ship, chủ shop tối ưu quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Với Shop Ship, việc quản lý shipper trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết nhờ vào các tính năng thông minh. Một số tính năng quản lý shipper nổi bật như: 

• Theo dõi vị trí và thời gian giao hàng của shipper, giúp chủ cửa hàng dễ dàng nắm bắt vị trí và tình hình của người giao hàng, đảm bảo thời gian giao hàng diễn ra chính xác.
• Hệ thống phân bổ đơn hàng dựa trên vị trí shipper,… và ưu tiên giao hàng nhanh nhất cho khách.
• Cung cấp số liệu hoạt động chi tiết của từng shipper, giúp đánh giá và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Ngoài tính năng quản lý shipper, Shop Ship còn mang đến nhiều tính năng hữu ích trong quá trình đặt đơn và quản lý giao nhận đơn hàng. Một vài tính năng khác trong đặt đơn và quản lý giao nhận đơn có thể kể đến như: 

• Shop Ship cho phép người dùng đặt hàng, thanh toán một cách nhanh chóng và dễ dàng ngay trên ứng dụng Zalo, giúp tiết kiệm thời gian cho cả người bán và người mua.
• Chủ cửa hàng và khách hàng đều có thể theo dõi trạng thái đơn hàng từ lúc đặt đến khi giao thành công.
• Người dùng có thể nhận thông báo khi có tài xế, khi tài xế đã có mặt hoặc thông báo hoàn tiền

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để quản lý shipper, giao nhận và đặt đơn, Shop Ship chính là lựa chọn hoàn hảo. Đăng ký tư vấn ngay hôm nay để nhận được những ưu đãi tốt nhất.

Kết luận

Việc quản lý shipper đóng vai trò then chốt trong quy trình tối ưu trải nghiệm khách hàng và giúp nâng cao uy tín của cửa hàng. Trên đây là những thông tin chi tiết về quản lý shipper mà Shop Ship mang đến cho bạn. Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến cho bạn những thông tin cần thiết mà bạn đang tìm kiếm.