LÀM THẾ NÀO ĐỂ DOANH NGHIỆP NHỎ BẮT ĐẦU CHUYỂN ĐỔI SỐ HIỆU QUẢ

Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ được xác định là xu hướng tất yếu và là giải pháp để các SME nâng cao năng suất lao động, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Cùng bàn luận về khái niệm, tầm quan trọng và những lưu ý trong quá trình chuyển đổi số dành riêng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong bài viết dưới đây.

1. Chuyển đổi số là gì và vì sao doanh nghiệp nhỏ cần quan tâm tới vấn đề chuyển đổi số

1.1 Chuyển đổi số là gì

Chuyển đổi số (digital transformation) là quá trình ứng dụng công nghệ số vào tất cả hoạt động của doanh nghiệp để cải thiện hiệu quả vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo ra giá trị mới. Đây không chỉ đơn thuần là việc số hóa dữ liệu hay quy trình, mà còn là sự thay đổi tư duy, chiến lược và văn hóa doanh nghiệp.

Chuyển đổi số bao gồm việc triển khai các công nghệ như: điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo (AI), phân tích dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), hệ thống ERP, CRM… nhằm tối ưu mọi khía cạnh từ quản trị đến sản xuất và bán hàng.

1.2 Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần chuyển đổi số?

Chuyển đổi số không còn là một xu hướng tạm thời, mà đã trở thành yêu cầu sống còn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong bối cảnh hiện nay.

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã bắt đầu từ nhiều năm trước với sự xuất hiện của các nền tảng thương mại điện tử, phần mềm hợp đồng điện tử, chữ ký số, và các công cụ quản lý số hóa khác. Tuy nhiên, đại dịch COVID-19 chính là cú huých mạnh mẽ khiến tốc độ chuyển đổi số gia tăng nhanh chóng. Trong thời gian giãn cách xã hội, người tiêu dùng buộc phải thích nghi với việc mua sắm online, giao tiếp trực tuyến và sử dụng dịch vụ kỹ thuật số. Và dù đại dịch đã qua, những hành vi số hóa ấy đã trở thành thói quen cố định, rất khó quay về như trước.

Chính vì vậy, khi người tiêu dùng thay đổi, doanh nghiệp cũng buộc phải thay đổi nếu không muốn bị bỏ lại phía sau. Doanh nghiệp nhỏ – với nguồn lực hạn chế – càng cần tận dụng công nghệ để tối ưu hóa hiệu quả, gia tăng khả năng cạnh tranh và thích ứng linh hoạt hơn với thị trường.

Nếu đứng ngoài cuộc đua chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với hàng loạt khó khăn:

• Tụt hậu về công nghệ: Không nắm bắt được các xu hướng mới sẽ khiến doanh nghiệp thiếu nhạy bén trong xây dựng chiến lược kinh doanh, chậm chân trước đối thủ cạnh tranh.

• Thiếu dữ liệu – khó ra quyết định: Việc quản lý thông tin bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến sai sót, thất lạc dữ liệu quan trọng. Thiếu hệ thống lưu trữ và phân tích số liệu cũng khiến doanh nghiệp gặp khó trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh hoặc dự báo xu hướng.

• Khó tiếp cận và giữ chân khách hàng: Trong thời đại số, khách hàng mong muốn được phục vụ nhanh chóng, cá nhân hóa. Nếu không hiện diện trên các nền tảng số, doanh nghiệp sẽ khó mở rộng thị trường và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

• Áp lực cạnh tranh gay gắt hơn: Các đối thủ áp dụng công nghệ số có khả năng tiếp cận khách hàng nhanh hơn, phục vụ hiệu quả hơn, chi phí thấp hơn.

2. Lợi ích của chuyển đổi số với doanh nghiệp nhỏ – Vì sao lại thiết thực đến vậy?

Chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng, mà là chìa khóa giúp doanh nghiệp nhỏ bứt phá, tối ưu vận hành và cạnh tranh trong thời đại mới. Với nguồn lực hạn chế, các doanh nghiệp nhỏ luôn cần những giải pháp giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất, mở rộng thị trường – và chuyển đổi số chính là đáp án phù hợp nhất. Các lợi ích của chuyển đổi số đối với các doanh nghiệp:

2.1 Tiết kiệm chi phí vận hành

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, thay vì phụ thuộc vào sức người như trước. Các công việc như kế toán, chăm sóc khách hàng, báo cáo, quản lý kho… có thể được thực hiện bởi phần mềm hoặc nền tảng tự động. Điều này giúp doanh nghiệp:

• Cắt giảm chi phí nhân sự (ít người vẫn xử lý khối lượng công việc lớn).
• Giảm thời gian thực hiện, từ đó tiết kiệm chi phí quản lý và vận hành.
• Hạn chế các lỗi thủ công gây thất thoát tài chính hoặc chậm trễ đơn hàng.

2.2 Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Ứng dụng các phần mềm quản lý, lưu trữ thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp tổng hợp một cách hệ thống, chi tiết về thị hiếu, lịch sử mua hàng của từng cá nhân. Thông qua đó, doanh nghiệp nắm bắt được nhu cầu của khách hàng mục tiêu, đề ra phương hướng phát triển các sản phẩm mới và mở rộng khách hàng tiềm năng. Các chương trình khuyến mãi, voucher sinh nhật,… được gửi qua email, tin nhắn sms cũng giúp khách hàng tăng thiện cảm với doanh nghiệp.
Khách hàng ngày nay kỳ vọng trải nghiệm mua sắm liền mạch, nhanh chóng và cá nhân hóa. Khi chuyển đổi số, doanh nghiệp nhỏ có thể:

• Ứng dụng CRM để lưu trữ, phân tích hành vi khách hàng.
• Gửi tin nhắn chăm sóc tự động, nhắc nhở lịch hẹn, báo khuyến mãi cá nhân hóa.
• Bán hàng trên nhiều kênh số như mạng xã hội, website, sàn TMĐT – giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận và tương tác.

Lợi ích: Sự chuyên nghiệp, nhanh nhạy và hiểu biết khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm, tạo dựng lòng trung thành và tăng tỷ lệ mua lại.

2.3 Tối ưu hóa quản trị

Một trong những khó khăn lớn của doanh nghiệp nhỏ là quản lý vận hành thiếu đồng bộ, thủ công và rời rạc. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp:

• Áp dụng hệ thống quản lý xuyên suốt: từ đơn hàng, kho, nhân sự đến tài chính.
• Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, giúp lãnh đạo ra quyết định chính xác hơn.
• Tăng tính minh bạch trong phối hợp giữa các phòng ban.

Kết quả: Giảm tình trạng “việc chồng việc”, tránh thất thoát, tăng tốc độ xử lý công việc và nâng cao hiệu quả quản trị tổng thể.

2.4 Tăng lợi nhuận và khả năng cạnh tranh

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp bắt kịp sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới. Thông qua các dự án truyền thông trên nền tảng mạng xã hội (social media), doanh nghiệp nâng cao độ nhận diện thương hiệu, tạo dựng sự uy tín, tăng khả năng cạnh tranh với đối thủ. Khi chi phí giảm, vận hành hiệu quả, trải nghiệm khách hàng được cải thiện thì tất yếu doanh thu sẽ tăng và lợi nhuận sẽ tốt hơn. Không chỉ vậy, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp:

• Phản ứng nhanh với xu hướng và thay đổi thị trường.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh, điều chỉnh chiến lược linh hoạt.
• Tạo ra ưu thế khác biệt với mô hình kinh doanh số hóa, không phụ thuộc quá nhiều vào mặt bằng, nhân sự cố định.

Điều này rất quan trọng trong môi trường mà doanh nghiệp lớn đang chuyển mình mạnh mẽ với AI, dữ liệu lớn và công nghệ cao.

2.5 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiện đại

Chuyển đổi số không chỉ là thay đổi công cụ mà còn là thay đổi tư duy, cách làm việc và văn hóa tổ chức. Chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp, cởi mở thích ứng nhanh với các điều kiện thay đổi trong môi trường kinh doanh.

• Nhân viên học cách thích nghi với công nghệ, làm việc linh hoạt và chủ động hơn.
• Văn hóa minh bạch, hiệu suất cao sẽ được củng cố thông qua các công cụ đo lường công việc, phản hồi kịp thời và tinh thần đổi mới.
• Doanh nghiệp dễ dàng tạo ra môi trường làm việc số – từ xa, cộng tác online, đánh giá theo KPI – giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả tổng thể.

Về lâu dài, đây là yếu tố giúp giữ chân người tài và tạo ra một tổ chức “trẻ, khỏe, linh hoạt”. Không chỉ dừng lại ở lợi ích riêng lẻ cho từng doanh nghiệp, chuyển đổi số đang là một chiến lược mang tầm quốc gia. Bộ Công Thương đã đặt mục tiêu đến năm 2030, 70% doanh nghiệp công nghiệp tại Việt Nam sẽ ứng dụng công nghệ số. Cùng với đó là mục tiêu quốc gia 1 triệu doanh nghiệp số.

3. Quy trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Để tiến hành chuyển đổi số, doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu, kế hoạch cụ thể phù hợp với thời gian và thực trạng của doanh nghiệp. Dưới đây là quy trình chuyển đổi số mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng:

Bước 1: Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp

Trước khi chuyển đổi số, doanh nghiệp cần hiểu rõ mình đang ở đâu – về mô hình kinh doanh, tài chính, quy trình vận hành, nguồn lực và công nghệ hiện có. Đây là cơ sở để xây dựng lộ trình chuyển đổi phù hợp, tránh đầu tư dàn trải, thiếu hiệu quả.

Hai yếu tố cần đặc biệt lưu ý:

• Chuỗi giá trị doanh nghiệp: Xác định giá trị cốt lõi và những mắt xích cần ưu tiên số hóa để tối ưu hiệu quả chuyển đổi.

• Cấp độ chuyển đổi số: Đánh giá toàn diện các yếu tố như mô hình kinh doanh, quản trị, quy trình, khách hàng, công nghệ… để xác định lĩnh vực cần chuyển đổi trước, từ đó định hướng chiến lược phù hợp.

Bước 2: Xác định mục tiêu và định hướng chuyển đổi phù hợp

Sau khi đánh giá rõ hiện trạng, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích, mục tiêu chuyển đổi sau đó lựa chọn hướng đi phù hợp với năng lực và nhu cầu thực tế.

Việc chia mục tiêu thành 3 giai đoạn sẽ giúp doanh nghiệp dễ theo dõi và kiểm soát tiến độ:

• Ngắn hạn (dưới 1 năm): Tập trung số hóa các quy trình đơn giản, dễ triển khai.
• Trung hạn (1–3 năm): Mở rộng ứng dụng công nghệ vào vận hành và chăm sóc khách hàng.
• Dài hạn (trên 3 năm): Tái cấu trúc mô hình kinh doanh, khai thác dữ liệu và đổi mới toàn diện.

Tùy theo mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai hướng chính:

• Chuyển đổi số về kinh doanh: Mở rộng thị trường, tái định hình mô hình kinh doanh, tích hợp công nghệ vào sản phẩm/dịch vụ, quản trị quan hệ khách hàng – nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Chuyển đổi số về quản trị: Xây dựng văn phòng số, tự động hóa quy trình quản trị nội bộ, tăng hiệu quả giám sát, quản lý và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Lựa chọn đúng mục tiêu và định hướng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và triển khai chuyển đổi số hiệu quả, bền vững.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch chuyển đổi số chi tiết

Khi đã xác định được mục tiêu và định hướng chuyển đổi, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể theo từng giai đoạn. Kế hoạch nên phản ánh rõ:

• Những hạng mục cần chuyển đổi
• Thứ tự ưu tiên thực hiện
• Thời gian triển khai
• Nguồn lực cần thiết (nhân sự, tài chính, công nghệ)

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng, vì vậy kế hoạch cần được thống nhất giữa các bộ phận và ban lãnh đạo để đảm bảo tính khả thi. Doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến chuyên gia để xây dựng lộ trình chuyển đổi tối ưu nhất.

Bước 4: Thực hiện số hóa thông tin và quy trình – Hướng đến chuyển đổi số toàn diện

Khi đã có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp bước vào giai đoạn triển khai – bắt đầu bằng số hóa thông tin, tiếp đến là quy trình, và cuối cùng là chuyển đổi số toàn diện.

1. Số hóa thông tin

Đây là bước chuyển dữ liệu từ dạng giấy tờ sang file điện tử (PDF, Excel…) và lưu trữ trên nền tảng số. Doanh nghiệp cần:

• Rà soát, thu thập tài liệu cần số hóa
• Phân loại theo nhóm chức năng (kế toán, khách hàng, hợp đồng…)
• Chọn nền tảng lưu trữ phù hợp
• Tiến hành số hóa và kiểm tra dữ liệu sau khi chuyển đổi

Mục tiêu là giúp tra cứu, quản lý dữ liệu nhanh chóng, hạn chế thất lạc và tăng hiệu quả vận hành.

2. Số hóa quy trình

Bao gồm hai phần chính:

• Quy trình nội bộ: Tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm phụ thuộc thủ công, tối ưu hiệu suất giữa các phòng ban.
• Quy trình tương tác với khách hàng: Rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao trải nghiệm, ví dụ như sử dụng hợp đồng điện tử để thay thế ký kết trực tiếp.

Việc số hóa quy trình giúp doanh nghiệp làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và linh hoạt hơn.

3. Chuyển đổi số toàn diện

Chuyển đổi số không chỉ là áp dụng công nghệ, mà là thay đổi cách doanh nghiệp vận hành và tạo giá trị. Quá trình này ảnh hưởng đến mọi phòng ban, nhân sự và chiến lược kinh doanh.

Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá hiệu quả sau mỗi giai đoạn triển khai – như năng suất làm việc, mức độ hài lòng khách hàng, tăng trưởng doanh thu – để điều chỉnh và tối ưu liên tục.

Lưu ý: Chuyển đổi số là một hành trình dài hạn, không có công thức chung và không có điểm kết thúc. Sự linh hoạt, bám sát thực tế và kiên trì là yếu tố then chốt để thành công.

4. Những thách thức khi doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi số 

Trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với một số thách thức nhật định. Các nhà quản trị cần nắm rõ thông tin để có thể đưa ra nhứng giải pháp điều chỉnh phù hợp với mô hình kinh doanh.

4.1 Văn hóa doanh nghiệp

Chuyển đổi số đối với doanh nghiệp nhỏ có thể xáo trộn cơ cấu vận hành doanh nghiệp truyền thống, điều đó tạo nên sự khó khăn trong việc thích ứng đối với đội ngũ nhân sự đặc biệt là các nhân sự lâu năm. Sự hạn chế về khả năng sử dụng công nghệ có thể trở thành rào cản trong thời gian đầu chuyển đổi. Ngoài ra, việc thay đổi phương thức phối hợp giữa các phòng ban, áp dụng công cụ mới vào quy trình vận hành có thể khiến luồng công việc bị gián đoạn hoặc chồng chéo tạm thời. Tuy nhiên, đây là những khó khăn phổ biến ở giai đoạn khởi đầu và sẽ dần được khắc phục theo thời gian.

4.2 Tiềm lực về tài chính

Tiềm lực tài chính của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng khi chuyển đổi số. Việc áp dụng các giải pháp công nghệ số đòi hỏi chi phí cho cơ sở hạ tầng kỹ thuật (phần mềm quản trị, máy tính, hệ thống mạng,…) khá cao. Điều này có thể trở thành áp lực với doanh nghiệp vừa và nhỏ.

WINDSoft đồng hành với doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số. Với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và chuyển đổi số, WINDSoft đã đồng hành cùng hơn 400 doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam trong hành trình hiện đại hóa hoạt động kinh doanh.

Dưới đây là các giải pháp tiêu biểu từ WINDSoft:

•  App Mobile & WebApp theo yêu cầu

Thiết kế ứng dụng chuyên biệt cho từng ngành nghề (spa, bán lẻ, giáo dục, y tế…), giúp doanh nghiệp xây dựng kênh kết nối trực tiếp với khách hàng và hiện đại hóa quy trình kinh doanh.
Tìm hiểu thêm

•  EZSale – Tăng tốc bán hàng và chăm sóc khách hàng

Bộ công cụ CRM, telesale, callbot, chatbot Zalo… số hóa hoạt động kinh doanh hiệu quả, chuyên nghiệp và đo lường được KPI.
Tìm hiểu thêm: https://ezsale.vn/ 

• Shop Cloud – Thương mại số trên Zalo Mini App

Xây dựng hệ sinh thái bán hàng social commercce, đặt lịch, livestream, CSKH… ngay trên Zalo, giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng hiệu quả.
Tìm hiểu thêm: https://shopcloud.vn/ 

• AleHub – Dịch vụ cung ứng & đào tạo đội ngũ kinh doanh

Cung cấp đội ngũ Telesale/Sale chuyên nghiệp và hệ thống quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp tự tin tiếp cận khách hàng hiệu quả mà không cần tuyển ngay từ đầu.
Tìm hiểu thêm: alehub.net 

• ShopShip – Mini App dịch vụ đặt xe, dịch vụ cá nhân và vận chuyển lập trên Zalo

Giải pháp kinh doanh cho cửa hàng kinh doanh đồ ăn, giao hàng, vận tải với hệ thống giao hàng độc lập, không mất phí sàn, hệ thống quản lý vận hành thông minh. Tìm hiểu thêm: winds.vn/shop‑ship 

Chuyển đổi số không chỉ là lợi ích – mà là chiến lược sống còn

Không chỉ dừng lại ở lợi ích riêng lẻ cho từng doanh nghiệp, chuyển đổi số đang là một chiến lược mang tầm quốc gia. Bộ Công Thương đã đặt mục tiêu đến năm 2030, 70% doanh nghiệp công nghiệp tại Việt Nam sẽ ứng dụng công nghệ số. Cùng với đó là mục tiêu quốc gia 1 triệu doanh nghiệp số.

Rõ ràng, chuyển đổi số không còn là lựa chọn “nên hay không” – mà là câu hỏi “khi nào và như thế nào”. Những doanh nghiệp chủ động đi trước, dù nhỏ, vẫn có cơ hội lớn để xây dựng nền tảng vận hành vững chắc, thích ứng tốt với thị trường và phát triển bền vững.

5. Tổng kết 

Chuyển đổi số không chỉ là lợi ích mà là chiến lược sống còn của các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ hiện nay. Rõ ràng, chuyển đổi số không còn là lựa chọn “nên hay không” – mà là câu hỏi “khi nào và như thế nào”. Những doanh nghiệp chủ động đi trước, dù nhỏ, vẫn có cơ hội lớn để xây dựng nền tảng vận hành vững chắc, thích ứng tốt với thị trường và phát triển bền vững.